Handels- und Gesellschaftsrecht

ihk.wirtschaft Dresden, Ausgabe 01/02 2012

Das kaufmännische Bestätigungsschreiben - Chance oder Risiko?

Im deutschen Recht gilt der Grundsatz der Vertragsfreiheit. Auch formlose Abreden sind wirksam, es sei denn es greifen gesetzliche oder vertragliche Formvorschriften ein. Problematisch wird es allerdings unter Berücksichtigung eines weiteren Grundsatzes im deutschen Recht: Jeder hat die Tatsachen zu beweisen, die für ihn günstig sind und vom Gegner bestritten werden. Vernachlässigt wird hierbei in der Praxis, dass es jeder selbst in der Hand hat, für die Schaffung einer für ihn günstigen Beweissituation Sorge zu tragen.

Die Zivilprozessordnung bietet nur eine beschränkte Anzahl von Beweismitteln: Sachverständige, Zeugen, Urkunden, Parteivernehmung und Inaugenscheinnahme. Als Zeuge kommt insofern zwar jeder in Betracht, der nicht selbst Partei des Rechtsstreites ist, d.h. auch Ehefrauen, Sekretärinnen oder Prokuristen. Dennoch ist der Zeugenbeweis regelmäßig das unsicherste Beweismittel, da sich auf dem langen Weg von der eigenen  Wahrnehmung bis hin zum Diktat einer Zeugenaussage durch den Richter Lücken, Fehler, Irrtümer und Missverständnisse in die Erinnerung jedes Zeugen einschleichen können. 

Hier kann ein sog. kaufmännisches Bestätigungsschreiben weiterhelfen, aber auch schädlich sein, sofern es vom Geschäftspartner im Wege des Urkundsbeweises vorgelegt wird und der Zugang nachweisbar ist. Schweigen hat im Rechtsverkehr eigentlich keine Wirkung. Das kaufmännische Bestätigungsschreiben ist der wichtigste Fall des rechtserheblichen Schweigens bzw. der  rechtserheblichen Untätigkeit einer Partei, da als Rechtsfolge ein Vertrag mit dem Inhalt als abgeschlossen gilt, den das unwidersprochen gebliebene kaufmännische Bestätigungsschreiben enthält. Folgende Vorraussetzungen müssen erfüllt sein:

• es müssen Verhandlungen oder Gespräche stattgefunden haben, deren Ergebnis das Schreiben wiedergibt;
• der Empfänger muss Kaufmann i.S.d. HGB sein, also keine Privatperson;
• der Absender muss zumindest ähnlich wie ein Kaufmann am Geschäftsleben teilhaben und redlich, d.h. davon überzeugt sein, dass das Gesprächsergebnis  korrekt wiedergegeben ist;
• es darf kein unverzüglicher Widerspruch oder ein „sich kreuzendes“ Bestätigungsschreiben abweichenden Inhaltes des Empfängers erfolgen und
• ein Zugang des kaufmännischen Bestätigungsschreibens muss nachweisbar sein.

Kaufmann ist jeder, der ein Handelsgewerbe betreibt. Ein Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb; es sei denn, man kann nachweisen, dass sein Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert. Kaufmann ist zudem jeder, der im Handelsregister eingetragen ist sowie alle Handelsgesellschaften.

Bei Vorliegen aller Vorraussetzungen hat man mit dem kaufmännischen Bestätigungsschreiben ein Beweismittel, welches dem Zeugenbeweis überlegen ist. Folglich sollte man wichtige mündliche Absprachen aus ureigenem Interesse in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang nochmals schriftlich fixieren und einem Kaufmann als Vertragspartner durch ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben  übermitteln. Das bedeutet umgekehrt aber auch, dass man jedes eingehende Schreiben seiner Vertragspartner mit erhöhter Sorgfalt lesen sollte und Abweichungen vom vorherigen Gesprächsinhalt unverzüglich zu widersprechen hat. Dass ein solches Schreiben nicht ausdrücklich als kaufmännisches Bestätigungsschreiben überschrieben ist, steht der bindenden Wirkung eines Schweigens hierauf nicht entgegen. Es genügt, dass der Inhalt des Schreibens den Bestätigungswillen des Absenders erkennen lässt.

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Christian Franz                            
Fachanwalt für Steuerrecht
Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht